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    做好这八步,选好协同OA零碎很轻松

    日期:2021-03-03

    OA选型是个技术活,怎样才能在选型过程中不走弯路,少花钱,我们梳理出了企业选型OA产品的核心八大流程,这将有助于企业在选型OA办公系统的过程中,能够提高甄选的效率,快速高效的选到符合心意,好用、易用、用的住的OA系统。

    OA系统选型实施要克服“OA系统需求功能、OA品牌分析、OA实施”三座大山。选对OA做对事,是企业IT人员要迈过的第一道门槛,人们都喜欢表扬,而非称为众矢之的的问责对象,如何能够高效、快速做好OA系统的选型工作?以下OA选型的8大重点核心工作给需要做OA系统选型的企业作为参考。

    第一步,成立OA系统选型小组

    俗语说:火车跑的快,全凭车头带。OA系统选型对于企业信息化来说,是非常重要的一个步骤,随着企业的发展,OA系统软件还将与公司的ERP、HR、SAP、CRM等系统进行整合,所以说OA系统将会成为企业贯穿其他系统软件的神经主干道。这么重要的工作,必须找一个重要的火车头来带。

    以公司的一把手(CEO)为组长,有相关IT经验人员或者CIO作为副组长,一把手负责决定性的拍板。(很多公司在选型OA时没有把一把手作为组长导致了前期做的大量选型工作都成为了无用功),组长定策略大方向,副组长负责组织实施,在公司内部选择一些有IT管理经验的人进入OA系统选型小组,召开公司的OA办公系统选型会议,明确公司的基本情况、选型的步骤、人员分工、制定OA的需求框架方案、确定OA系统实施的整体目标和效果、编制基础预算方案、初选OA厂商的名单对象。

    第二步,分解系统需求做好规划 

    有了OA需求框架初稿,负责具体实施的IT人员的重要工作就是就是结合企业的需求来制定更加详细功能需求,需求首先要以企业的实际发展情况为主线,以同行业的已经实施OA的企业经验借鉴为辅。然后通过访谈、会议、调查问卷、微信、QQ等方式在企业内进行问题收集,核心业务部门以及重要职位要进行重点调查并分类处理。

    清晰的OA系统办公需求规划是OA选型的流程中最为重要的的一个环节,同时也要结合企业未来2-3年的发展规划来制定。这些详细的功能需求,无论是对泛微OA、致远OA、华天动力OA这些一线的品牌公司都非常具有指导作用,同时即使对那些二三线的OA厂商来说,在实施过程中帮助也非常的明显。

    第三步,圈定OA软件商 

    OA软件商几百家,怎么选?每个企业分析一遍,半年都过去了,小编在与各个OA厂商的沟通中发现了一个有趣的规律,我们把这称之为一个中心,两个基本点。

    一个中心,就是以技术实力为中心,软件技术,十几年的沉淀才能让人放心,泛微OA、致远OA、华天动力OA、通达OA这些都是经营时间长达20年左右的OA产品,经过市场的洗礼,技术本身还是过得去的。技术是软件商的根本,没有技术沉淀的OA系统软件,即使理念先进、界面漂亮,也只能作为不契合实际的样子货。

    怎样判断技术是否领先?这一点主要从软件的开发架构和开发平台上进行分析,J2EE是目前最先进的OA系统架构,而且易于与ERP、CRM等企业大型软件进行数据库系统整合。如果选型小组的人不懂技术,那么建议可以聘请一个技术顾问来解决这个问题。

    两个基本点:一是OA软件商是否具有非常多的行业成功案例。当然,每个行业的应用和需求完全不同,即使是相同的行业产业,需求也不尽相同。选择一家在本行业已经有成功经验的软件提供商,会为OA顺利实施提供更坚实的保障。

    例如华天动力OA应用案例超过了37500个,而且企业以技术为核心,广告做的少,却屹立OA行业20年,借用一句经典的广告语:OA系统,大家好才是真的好!另一个基本点就是品牌的真实度,要掌握目标对象的品牌真实状况,考核OA软件的重要指标就是要看OA品牌的实际效果,结合企业的自身需求定位,研究软,比如特殊定制的方案策略、实施所需周期、软件商实施人员状况等。

    第四步,试用产品

    产品怎么样,只有用过才知道,俗语说是骡子是马,拉出来溜溜才知道。目前许多OA厂商都提供免费试用,泛微OA、致远OA需要注册并且需要使用手机并发送验证码才能试用,华天动力OA可以选择直接试用,相对简单一点。

    由于OA系统是针对全员使用的,全员使用的契合度是非常重要,同时全员在使用的过程中还能帮助企业在此细化功能需求,听听群众的意见总没有错,毕竟实施以后,全员用起来才是关键。企业可以选择下载完整版本在企业内先进行试用,OA软件厂商基本上都提供免费下载试用版本,但是OA的数据库部署等较为麻烦,需要专业的人士才能部署好。在这点上,OA厂商都不提供上门服务,下载试用都需要自己来解决。

    第五步,分析OA系统的售前方案

    包子有肉不在褶上,尽管OA系统厂商的售前方案与OA系统实施成败没有绝对关系,但是企业的CIO也需要详细的去分析OA软件商的售前方案。

    也许OA系统厂商所提供的整体解决方案可能是说的天花乱坠,在没有得到验证之前,OA选型小组的成员绝不会轻信这个方案。但是,企业选型小组的需要通过售前方案,来观察OA软件商的合作态度和重视程度。态度决定一切!

    第六步,OA系统产品演示

    OA软件的产品演示,是一个眼见为实的过程,这与产品试用有本质差别,产品演示的主角是OA软件商,企业作为观众,通过观其行,察其言来了解OA软件商对企业以及自身产品的方方面面的介绍,在产品演示的同时,企业可以向软件商咨询自己所关心的问题,发表自己的需求意见。

    通过产品演示,来了解软件商的实力和OA产品状况,面对面的沟通才能让选型小组放心,同时作为企业的一把手参加产品演示会,会缩短企业的决策链,提高OA的实施效率。也是企业一把手检验选型小组前期的工作成果的一种展示。

    第七步,完善OA系统功能需求方案

    很多企业在听完软件商的产品演示后,就会确定软件商和解决方案,这是一个错误的过程,在确定OA厂商前,需要再次完善修正之前的OA功能需求方案。

    OA软件商经常遇到的一个非常头疼的问题就是:在实施的过程中,企业方经常对功能需求改来改去,最终导致OA系统没有办法实施下去,或者实施的最终结果距离企业想要的结果非常远。实际上,就是缺少了完善OA系统功能需求方案的这一重要环节。

    查缺补漏,就是在这个阶段要完成的工作,企业最终提出一个完善的功能需求方案,对于软件提供商来说,就会大大提升实施效率,同时也会让双方相处非常融洽,是一个典型双赢的重要步骤和环节。华天动力等有经验的OA厂商会在产品演示完毕后的一个环节,帮助企业来完善OA的功能需求,为后面的实施做好铺垫准备。

    第八步,确定OA系统软件商

    完善OA功能需求后,就可以确定OA系统软件提供商,如果提供商的标准版本OA、旗舰产品OA可以满足企业的基本需求,那么就可以签约直接购买,如果企业需要个性化定制,那么双方就可以针对定制化部分协商费用与实施周期,在协约中,一定要明确软件商的服务周期以及能够提供的相关的配套服务是什么。

    企业在选型OA时,完成这8个步骤,基本上可以满足企业的OA实施需要了。在OA选型过程中,也有一些小的技巧分享给OA选型小组。首先要亲力亲为,一定要有针对性的通过打电话、试用、在网上查看目标对象的新闻资讯,实际进行了解。其次,一定要了解企业自身的特点,做到有的放矢,必须要企业的管理层人员参与OA选型的过程,这样能够起到事半功倍的作用。最后要选择品牌的OA产品,售后服务才能有保障。

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